シーコネ広報じゃない人が書くブログ【担当:社長秘書 花田】

はじめに

ごあいさつ

こんにちは!シー・コネクト・社長秘書の花田です。

本来は、社長のブログの回でしたが、社長がご多忙のため、急遽、今回は秘書の私がブログデビューをすることになりました!日々お忙しい社長のフォローをするのも秘書の大切なお仕事!みなさま、お付き合いの程、宜しくお願いいたします!

一口に秘書と言っても、仕事内容は様々です。大手企業の秘書さんは、ひたすら上司のスケジュール管理に追われていると聞きますし、外資系企業の秘書さんは、一日中資料の翻訳をしていることもあるとか。では、ベンチャー企業の秘書って一体何をしているの?ということで、今回は、シーコネ秘書の一日のスケジュールをご紹介したいと思います!

 

ある日のシーコネ秘書の一日

9:30~ 出社

秘書の朝はたいてい早いです。それは、上司よりも早く来て、朝のニュースのチェックや社長室のお掃除をしなければいけないから。でも、シー・コネクトの出社時間は10時。私も少しだけ早く来ますが、満員電車にギューギュー詰められる、なんてこともなく、毎日快適な出勤です♪

出社したら、まずはPCを立ち上げ、メールとSkypeのチェック、社長や関連部署から緊急で対応して欲しいタスクの連絡が来ていないか確認します。

それが終わったら、受付スペースや会議室、社長室のお掃除。お客様の目の届くところはいつもピカピカにしておきたいですね。初めていらっしゃるお客様も、話題に困ることのないよう、季節の生花や小物も必ず飾ることにしています。

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10:00~ ニュースチェック

チェックするニュースは、経済関係と、他のIT関連企業に関するニュース。

紙媒体だと報告の際に編集が難しいので、全てWEBでのチェックにしています。報告すべき情報を見つけたら、URLとメモ書きをまとめます。また、輸出入もあるので、為替のチェックも毎朝欠かせません。

 

10:30~ 資料作成など

前日の夜に社長から依頼されているデータをまとめ、資料を作成します。EC業界の動向だったり、商材のマーケットについてなど。注目する企業のIRと何時間もにらめっこすることも・・。

 

13:00~ ランチタイム

この日のお昼はちょっと遅めです。社長に13時~のアポイントがある時は、そのお客様へのお茶出しが終わってから・・など、自分スケジュールより、社長のスケジュールを優先できるよう、柔軟に対応します。

シー・コネクトの休憩室は、絨毯&ソファーでゆっくりできます。最近はお惣菜が安く購入できるコーナーも設置されて、ますます充実しています。

大きなTVやみんなの興味のありそうな本が自由に借りられる書籍コーナーもあり、時間を忘れてみんなでワイワイ。(あ、もう休憩時間が終わっちゃう!)

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14:00~ お礼のメール作成、贈り物手配

デスクに戻ったら、午前中にいらしたお客様へのお礼のメール、次のアポイントの設定、今後訪問する際の手土産の手配などをします。

関連部署の人から、「明日、社長とMTGのお時間をいただきたいのですが・・」と依頼がきても、社長のスケジュールは既にギッチリ埋まってしまっていることが大半なので、前の会議を30分ずらして、後の外出の移動手段を変更して・・・など色々調整する必要が。いつも社長のスケジュールをいかに効率良く組めるかに頭を働かせています。

 

15:00~ 経費精算など

ドラマやマンガの中の秘書は、スーツにハイヒール、夜会巻をビシっと決めた華やかなイメージですが、実際は、地味な事務作業が大半かもしれません(笑)この日も、経理の締め日が近く、領収書をまとめて、交通費や出張経費の精算業務が。

理想の秘書

理想の秘書

 

現実秘書

現実秘書

 

16:00~ 会議同席

重要な会議には同席し、書記として議事録を作成します。

 

17:00~ 議事録整理

今終わった会議の内容を忘れないうちに、すぐに議事録の整理をして、社内共有用のデータをまとめます。新聞記者さんのように、情報は生モノ!とまではいかないけど、翌朝には社内共有できるように、必ず夜のうちに仕上げます。私がキーボードを超速で叩いているときは、大抵、この議事録整理の作業をしている時です~。(周りの席のみなさん、うるさくてごめんなさい!)

 

18:30~ 秘書セミナー参加&懇親会

秘書スキル向上のため、定期的にセミナーに参加させていただいています。

この日のセミナーは慶弔手配について。テキストには普段はあまり使わない難しい漢字が並んでいます。本で読んだことはあっても、実際の事例を基にしたイレギュラー対応のロールプレイングをしてみて、と言われると、全く言葉が出てこなかったり・・。まだまだ勉強しなければ、と思う瞬間です。

懇親会は、情報交換も出来るので、積極的に参加しています。秘書さん達はみんな社交的(というか、お喋りが好きなだけ、という噂もありますが(笑))なので、初対面でもすぐに打ち解け、「社内でのこんな場合は、どう対応していますか?」「あのお花屋さんは対応が良いし、センスも良かった!」など、話題は尽きません。

 

21:30~ 帰宅

今日も一日が無事に終わり、ほっと一息。

お風呂に入りながら本を読むのが好きなので、早く帰れた日は2時間ぐらい入浴していることも(笑)

しっかりリフレッシュして、明日も頑張ろう!

 

 

 

いかがでしたか?

ベンチャー企業の秘書は、あまり決まった仕事がなく、日々、上司からの要求に応えていくスタイルの方が多いと聞きます。シーコネ秘書の私も、多聞に漏れず、仕事の枠は特になくて、出来そうなことは何でも挑戦させていただいています。

社員のチャレンジを歓迎してくれる社風なので、会社の成長と同時に、自分の成長も感じられるのが、シーコネクト最大の魅力だと思っています。

 

 


2 Comments
  1. 片桐 優妃

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